Die Arbeit im Fuhrparkmanagement wird immer komplexer, so eine Studie von Dataforce. Vor allem wegen rechtlicher Vorgaben.

Die Zeiten, in denen kleine und mittlere Fuhrparks so nebenher betreut werden – etwa von der Chefsekretärin – sind wohl endgültig vorbei. Denn im Fuhrparkmanagement hat sich die Arbeit in den letzten Jahren zu einem komplexen und anspruchsvollen Aufgabenbereich entwickelt. Das ist das Ergebnis der Fuhrparkmanagementstudie 2024 des Marktbeobachters Dataforce. Die Befragten sind sich einig: Die Herausforderungen sind größer geworden, und das betrifft nicht nur kleine Flotten, sondern vor allem auch große Fuhrparks.

• 9 von 10 Aufgaben von Fuhrparkverantwortlichen großer Flotten sind in den vergangenen Jahren komplexer und umfangreicher geworden.
• Fahrzeugbeschaffung, Schadensmanagement und die Organisation von Werkstattservices sind die größten Zeitfresser.
• 30 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen nutzen bereits ein softwarebasiertes Fuhrparkmanagementsystem oder planen die Nutzung innerhalb von 2 Jahren.
• 80 Prozent der Fuhrparkmanager und Fuhrparkmanagerinnen wollen weiterhin an ihren Plänen zur Reduktion von CO2-Emissionen festhalten.

Ein entscheidender Faktor sind die ständig wechselnden rechtlichen Vorgaben. Gesetze und Berichtspflichten rund um Datenschutz, CO2 und Co. ändern sich regelmäßig, und Fuhrparkverantwortliche müssen stets auf dem Laufenden bleiben, um die Prozesse im Unternehmen konform zu halten. Die Elektrifizierung des Fuhrparks ist ein weiterer Aspekt, der die Arbeit komplexer macht. Die Einführung von Elektrofahrzeugen erfordert nicht nur die Anschaffung der Fahrzeuge selbst, sondern auch die Planung von Ladeinfrastruktur und die Schulung der Fahrer.

Integration von E-Fahrzeugen

Auch die Vielfalt der neuen Modelle und Antriebsarten stellt das Fuhrparkmanagement vor Herausforderungen. Trotz der vielen Neuerscheinungen ist nicht immer genau das richtige Modell mit sowohl dem passenden Antrieb als auch vom präferierten Hersteller auf dem Markt. Kein Wunder also, dass die Beschaffung von Fahrzeugen als die zeitaufwendigste Tätigkeit eingestuft wird. Das Schadensmanagement beansprucht die zweitmeiste Zeit. Schäden an den Fahrzeugen müssen dokumentiert, Versicherungen informiert und Reparaturen koordiniert werden. Das Organisieren von Werkstattservices wird als drittgrößter Zeitfresser bewertet: Wartungen, Inspektionen, Reifenwechsel müssen organisiert werden, um die Flotte in gutem Zustand zu halten, besonders Fuhrparkverantwortliche aus kleinen Flotten fühlen sich davon belastet.

Um die Belastung im Fuhrparkmanagement zu reduzieren, können moderne digitale Lösungen den Arbeitsalltag der Fuhrparkverantwortlichen erleichtern. Automatisierte Tools und Software ermöglichen es, wertvolle Zeit zu sparen und den Fuhrparkbetrieb zu optimieren.

Entsprechende Systeme und Tools sind daher nun bereits deutlich häufiger in Fuhrparks verankert als noch vor einigen Jahren. Von 14 Prozent im Jahr 2021 nutzen nun bereits 22 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen ein System zur softwarebasierten Verwaltung ihres Fuhrparks, weitere etwa neun Prozent planen ein solches System innerhalb der nächsten zwei Jahre einzuführen. Besonders große Fuhrparks mit mehr als 50 Pkw setzen vermehrt auf diese Systeme, bereits mehr als jeder zweite Fuhrpark hat ein Fuhrparkmanagementsystem im Einsatz.

Erleichterung durch digitale Lösungen

Die Systeme können nicht nur Effizienz verbessern, sondern sich auch sinnvoll in ein ganzheitliches Kosten- und Umweltmanagement eingliedern. Knapp 60 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen betrachten sie als essenziell für ein effizientes TCO-Management. Etwa 40 Prozent haben schon ein klares TCO-Monitoring in ihrem Fuhrpark integriert, Tendenz steigend. Auch die Selbst-Verpflichtung zur Reduktion des CO2-Ausstoßes bleibt bestehen, wie auch schon in 2021 halten auch in 2024 etwa 80 Prozent der Fuhrparks klar an ihren Plänen fest, ihren CO2 Ausstoß zu reduzieren.

KI-Tools sind für Fuhrparkverantwortliche bisher noch nicht sehr attraktiv. Nur etwa drei Prozent nutzen derzeit KI zur Erleichterung ihres Arbeitsalltags. Beim Ausblick sind die Fuhrparkverantwortlichen jedoch gespalten: Knapp 45 Prozent können sich vorstellen, KI-Tools in Zukunft einzusetzen, vor allem für die Beschaffung und Verwaltung von Fahrzeugen aber auch für die Betreuung der Fahrer, während 55 Prozent die Nutzung ablehnen – teilweise aus mangelndem Interesse und Erfahrung, aber auch aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken.

Über die Studie: Die Dataforce Fuhrparkmanagementstudie 2024 analysiert die neuesten Entwicklungen und Herausforderungen für den Alltag von Fuhrparkverantwortlichen. In einer Befragung von über 300 Fuhrparkverantwortlichen wurden neben den größten Zeitfressern auch die Nutzung und Einschränkungen von Car Policies und der Ablauf der Fahrzeuganschaffung untersucht. Die Studie bietet Einblick in die Akzeptanz von Tools wie Fuhrparkmanagementsoftware und KI sowie auch die Rolle von TCO-Monitoring in den Gewerbeflotten. Informationen zu alternativen Mobilitätslösungen, sowie auch die Pläne der Unternehmen zur Reduktion ihres CO2-Ausstoßes runden die Studie ab. Grafiken: Dataforce